Firmenfeier in Perfektion: 5 häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten – und wie Sie sie lösen
Eine Firmenfeier zu organisieren klingt erstmal nicht so schwierig, oder? Doch oft sind es nicht Eventprofis, sondern Assistentinnen, Sekretärinnen oder Mitarbeiter, die diese Aufgabe übernehmen – und schnell merken: Es steckt mehr dahinter, als man denkt! Von Budgetpannen bis zur Catering-Katastrophe gibt es viele Fallstricke. Ein Eventprofi verrät, wie Sie typische Fehler vermeiden und Ihre Feier zum Erfolg machen.
Hier sind die fünf häufigsten Fehler:
1. Kein klares Konzept = Chaos
2. Falsche Budgetkalkulation = Unangenehme Überraschungen
3. Zu spät mit der Organisation starten = Stress pur
4. Unterschätzung der Logistik = Chaos am Veranstaltungstag
5. Zu viel Verantwortung auf sich nehmen = keine Zeit zum Genießen
- Mag. Katharina Platzer Scholik
Gründerin Celebrations Eventdesign
1. Kein klares Konzept = Chaos
Ohne klares Konzept fehlt der rote Faden. Viele starten mit einer vagen Idee: „Wir brauchen eine Weihnachtsfeier!“ oder „Lasst uns ein Sommerfest machen!“. Doch ohne klare Zielsetzung und Strategie läuft man Gefahr, ein unkoordiniertes Event zu organisieren, das weder den Gästen noch den Unternehmenszielen gerecht wird, das auch nicht nachhaltig wirken kann.
Mein Tipp: Setzen Sie sich vorab mit den wichtigsten Fragen auseinander. Überlegen Sie, wer Ihre Zielgruppe ist, welche(s) Ziel(e) mit der Veranstaltung erreicht werden soll(en) und welche Stimmung Sie erzeugen wollen. Ein Event zum Teambuilding muss gänzlich anders aufgezogen werden als eine Veranstaltung zur Kundengewinnung oder eine Weihnachtsfeier für Mittarbeiter. Ein strukturiertes Konzept erleichtert alle weiteren Planungsschritte und sorgt für eine runde Veranstaltung.
2. Falsche Budgetkalkulation = Unangenehme Überraschungen
Einer der häufigsten Fehler ist eine unrealistische Budgetplanung. Oft werden versteckte Kosten übersehen oder unerwartete Zusatzkosten sprengen plötzlich den Finanzrahmen. Dies kann dazu führen, dass am Ende wichtige Elemente der Veranstaltung, wie gutes Catering oder Unterhaltung, drastisch gekürzt werden müssen.
Mein Tipp: Erstellen Sie eine detaillierte Budgetliste mit allen möglichen Posten. Denken Sie nicht nur an offensichtliche Ausgaben wie Location und Catering, sondern auch an Nebenkosten wie Reinigung, Sicherheitsdienste, Dekoration oder Technik. Holen Sie frühzeitig Angebote von Dienstleistern ein und kalkulieren Sie einen Puffer von mindestens 10–20 % für unvorhergesehene Ausgaben ein. So vermeiden Sie böse Überraschungen.
3. Zu spät mit der Organisation starten = Stress pur
Viele unterschätzen, wie viel Zeit eine durchdachte Eventplanung tatsächlich benötigt. Besonders beliebte Veranstaltungsorte oder hochwertige Dienstleister sind oft Monate im Voraus ausgebucht. Wird die Planung zu spät begonnen, kann das dazu führen, dass man entweder Kompromisse eingehen oder eine viel teurere Notlösung wählen muss.
Mein Tipp: Starten Sie frühzeitig mit der Planung – idealerweise mindestens sechs bis acht Monate im Voraus, je nach Größe des Events. Erstellen Sie einen realistischen Zeitplan mit klaren Deadlines für alle wichtigen Entscheidungen wie Location-Buchung, Catering-Auswahl, Entertainment-Planung und Versand der Einladungen. Je früher Sie planen, desto mehr Auswahlmöglichkeiten haben Sie und desto entspannter wird der gesamte Prozess.
Faustregel: je dringender man etwas benötigt und je weniger Zeit für Recherche und Lieferung bleiben desto tiefer muss man in die Tasche greifen zur Realisierung.
4. Unterschätzung der Logistik = Chaos am Veranstaltungstag
Eine Veranstaltung steht und fällt mit der Organisation der Logistik. Es reicht nicht, eine Location zu buchen und ein Catering zu bestellen – es muss sichergestellt werden, dass am Tag des Events auch alles reibungslos funktioniert. Wer ist für den Aufbau der Technik zuständig? Wann kommen die Dienstleister? Wer übernimmt die Koordination vor Ort? Diese Fragen werden oft erst zu spät bedacht, was zu Stress und Problemen am Veranstaltungstag führt.
Mein Tipp: Erstellen Sie eine detaillierte Ablaufplanung mit genauen Zeitangaben und Verantwortlichkeiten für jeden Bereich. Sorgen Sie dafür, dass alle beteiligten Dienstleister frühzeitig gebrieft sind und eine Kontaktperson vor Ort haben. Eine Generalprobe oder zumindest eine Checkliste für den Eventtag kann helfen, mögliche Schwachstellen zu identifizieren und auszubessern.
5. Zu viel Verantwortung auf sich nehmen = keine Zeit zum Genießen
Viele, die eine Firmenfeier organisieren, möchten alles selbst in die Hand nehmen. Sie koordinieren Dienstleister, kümmern sich um Dekoration, Technik und Gästemanagement – und sind am Ende völlig erschöpft, anstatt die Feier genießen zu können. Das führt nicht nur zu Stress, sondern erhöht auch die Fehleranfälligkeit, da eine Person alleine nicht alles überblicken kann.
Mein Tipp: Delegieren Sie so viel wie möglich! Ernennen Sie ein kleines Organisationsteam innerhalb der Firma oder engagieren Sie einen professionellen Eventplaner, der die komplette Koordination übernimmt. So können Sie sich auf Ihre Gäste konzentrieren und sicher sein, dass alles professionell abläuft, ohne sich selbst in der Verantwortung zu verlieren.
Eventplanung ist eine Herausforderung, aber mit den richtigen Tipps lässt sie sich meistern. Statt sich durch zahllose To-Dos zu kämpfen und Fehler zu riskieren, setzen Sie lieber auf eine strukturierte Planung und gezielte Unterstützung.
Möchten Sie, dass Ihre Firmenfeier reibungslos und professionell organisiert wird? Lassen Sie uns unverbindlich sprechen! Ich, Katharina Platzer-Scholik von Celebrations Eventdesign, freue mich darauf, mit Ihnen ein unvergessliches Event zu gestalten.
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Wir hören Ihnen ganz genau zu und werden alle Wünsche umsetzen. Dabei nutzen wir unser jahrelanges Know-How, das wir gerne weitergeben.
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